Martina, impiegata amministrativa in una piccola azienda, iniziava di continuo la giornata con una tazza di caffè forte e una lista di compiti da spuntare. Lunedì scorso, comunque, il suo elenco è diventato un vero e proprio maratona: 12 voci, tre riunioni improvvise e una scadenza a un giornata dal termine. Dopo dieci minuti di panico, ha deciso di collaudare la tecnica del “time blocking” che aveva branda su un blog di produttività.
Cos’è il time blocking e perché funziona
In altre parole, conta soprattutto il contesto.
Le interruzioni sono inevitabili: una telefonata urgente, una riunione improvvisa o un collega che chiede aiuto. Martina ha inserito nel suo piano due “buffer block” di 10 minuti ciascuno, uno prima e uno dopo la pausa pranzo. Quando qualcosa interrompeva il flusso, spostava il compito non completato nel buffer più coinquilino. Così nessun blocco veniva annullato, ma solo posticipato di pochi minuti.
Strumenti pratici per creare blocchi di professione
Il time blocking non è una bacchetta magica, ma un quadro di riferimento duraturo. Per chi vuole provarlo, ecco tre passi immediati:
- Google Calendar: consente di creare eventi ricorrenti e di colorare ogni blocco. Basta trascinare il cursore per allungare o accorciare la durata.
- Notion: offre una vista “timeline” dove inserire task, note e collegamenti rapidi.
- Focus Keeper (app): combina il metodo Pomodoro con il time blocking, avvisando quando è il punto di passare al prossimo blocco.
Non tutti i ruoli si adattano a questo metodo. Chi lavora in assistenza clienti, a titolo di esempio, riceve richieste in tempo reale che non possono essere programmate. Per questi casi il time blocking può generare frustrazione, perché i blocchi programmati vengono costantemente sovrascritti. Martina ha scoperto che, per compiti altamente reattivi, è più efficace mantenere una “abbaino di disponibilità” flessibile, in vece di blocchi rigidi.
Come gestire le interruzioni impreviste
Non occorre un programma costoso. Ecco le tre soluzioni che Martina ha provato:
Il punto debole del time blocking
Il trucco è scegliere lo strumento che si integra meglio con le proprie abitudini digitali; altrimenti si rischia di sprecare più tempo a gestire il calendario che a svolgere il lavoro veritiero e proprio.
Un piccolo salto verso l’intrattenimento digitale
In seguito una settimana di rigoroso time blocking, Martina ha deciso di concedersi una pausa serale. Ha scoperto una piattaforma chiamata realz che offre giochi di linea d’azione leggeri, perfetti per staccare la spina senza dissipare la sensazione di controllo sul epoca.
Riflessioni finali e consigli pratici
Tuttavia, esistono alcune eccezioni da non trascurare.
Il time blocking prevede di suddividere la giornata in blocchi di periodo ben definiti, ciascuno dedicato a un’occupazione specifica. Non si tratta nient’altro che di “compiere una cosa alla volta”, ma di creare un calendario visivo: 30 minuti per le email, 45 minuti per la revisione di documenti, 15 minuti di pausa caffè e così via. Martina ha impostato il suo calendario in anticipo, assegnando a ogni compito un colore diverso. Il risultato? Un riduzione dei costi del 27 % del tempo speso a passare da un compito all’altro, secondo il suo monitoraggio personale.
- Identificare i compiti ricorrenti della settimana e stimarne la durata.
- Creare blocchi di 30‑60 minuti, includendo pause brevi.
- Rivedere alla fine di ogni giornata: cosa ha funzionato, cosa no, e aggiustare i blocchi per il giorno successivo.
Se riesci a rispettare il tuo calendario per tre giorni consecutivi, la sensazione di produttività cresce notevolmente.
Martina ora sente di avere più spazio per le cose importanti, sia al occupazione che nella vita dipendenti.